Un historial médico puede llevar años sin consultarse y seguir siendo imprescindible. Contiene información íntima de una persona y, cuando hace falta recuperarlo, debe estar disponible y en buen estado. Por eso, guardar cajas en un almacén no equivale a custodiar historiales médicos de forma segura.
Una sanción reciente en Irlanda muestra qué puede ocurrir cuando se pierde el control sobre la documentación clínica en papel.
Qué ocurrió con los historiales médicos en Irlanda
En septiembre de 2026, la autoridad irlandesa de protección de datos anunció una multa de 645.000 euros al Health Service Executive (HSE), el sistema público de salud del país, por deficiencias en la conservación de expedientes en papel en instalaciones externas.
La investigación comenzó después de que personas sin autorización accedieran a documentación almacenada en dos antiguos hospitales psiquiátricos. En las inspecciones posteriores, la autoridad encontró archivos afectados por humedad, moho y suciedad; documentación en edificios deteriorados y espacios sin iluminación; y zonas tan desordenadas que no permitían localizar los expedientes de manera adecuada.
La resolución señaló fallos en la seguridad de los datos, en los plazos de conservación y en la comunicación de determinadas brechas de seguridad. Además de la multa, ordenó revisar las instalaciones, establecer un sistema para registrar y localizar los documentos y destruir de forma segura aquellos que ya no fuera necesario conservar.
Un archivo seguro protege a las personas
Cuando hablamos de historiales médicos, la custodia va mucho más allá de evitar una sanción. Un acceso indebido puede exponer información especialmente sensible. Y un expediente deteriorado o imposible de encontrar puede dificultar la atención sanitaria o el ejercicio de los derechos de la persona a la que pertenece.
El soporte no cambia esa responsabilidad. La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que el derecho de acceso a la historia clínica comprende tanto la documentación digital como la que está en papel. También señala que las medidas de seguridad deben proteger su:
- Confidencialidad, que solo acceda quien corresponda.
- Integridad, que el contenido se mantenga en buen estado.
- Disponibilidad, que pueda recuperarse cuando sea necesario.
Qué conviene revisar en la custodia de historiales en papel
Saber qué documentación existe y dónde está.
Un inventario actualizado debe permitir localizar cada expediente y conocer sus movimientos, también cuando se conserva fuera del centro sanitario.
Comprobar las condiciones del espacio.
Hay que proteger el papel frente al agua, la humedad, los incendios, el deterioro y los accesos no autorizados. Conviene revisar periódicamente las instalaciones y actuar si dejan de ser adecuadas.
Limitar y registrar los accesos
No basta con cerrar una puerta. Es necesario definir quién puede consultar o retirar un expediente, por qué motivo y cómo queda constancia de ello.
Revisar los plazos de conservación.
La Ley 41/2002 establece, con carácter general, un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, pero pueden existir obligaciones adicionales según el documento y la normativa aplicable. La decisión de destruir documentación debe tomarse tras revisar esos plazos y ejecutarse de forma segura y documentada.
Tener un plan para las incidencias.
Si se pierde un expediente, alguien accede sin permiso o los documentos sufren daños, el equipo debe saber cómo detectarlo, a quién avisar y qué pasos seguir.
La custodia externa también exige control
Trasladar los historiales a un archivo externo puede liberar espacio y facilitar su organización, siempre que el centro conserve visibilidad sobre ellos. Antes de confiar la documentación a un proveedor, conviene comprobar cómo protege las instalaciones, cómo identifica y localiza cada expediente, quién puede solicitarlo, cómo se realiza el transporte y cómo acredita su destrucción cuando procede.
El caso irlandés deja una pregunta sencilla para empezar: si hoy necesitáramos un historial concreto, ¿podríamos encontrarlo con rapidez, en buen estado y saber quién ha tenido acceso a él?
En Atecna ayudamos a centros y organizaciones a ordenar su archivo, custodiar la documentación en espacios adecuados, localizarla cuando se necesita y destruirla de forma certificada cuando corresponde. Si quieres revisar cómo estáis gestionando vuestros historiales en papel, podemos hablarlo.