La gestión documental está entrando en una nueva etapa, impulsada por la Inteligencia Artificial y por la necesidad de aprovechar mejor la información que ya tienen las empresas.
Con este punto de partida, en Atecna organizamos una sesión exclusiva para clientes en la que hablamos sobre cómo está evolucionando la forma de trabajar con documentos, datos y procesos.
Para esta jornada contamos con la participación de Mauricio Valencia, Responsable comercial de la zona norte de DocuWare, que nos acompañó para mostrar cómo la Inteligencia Artificial ya se está incorporando a los procesos documentales a través de soluciones como IDP + Aura.
La sesión sirvió para compartir una idea clave: la IA puede ayudar a las empresas a trabajar mejor, pero solo aporta buenos resultados cuando parte de información fiable, bien organizada y validada.
La IA ya está entrando en las empresas
El uso de la Inteligencia Artificial en el entorno empresarial está creciendo rápidamente. Según Eurostat, en 2024 el 13,5 % de las empresas de la Unión Europea con 10 o más personas empleadas ya utilizaban tecnologías de IA, frente al 8 % del año anterior.
A nivel global, McKinsey también apunta a una adopción cada vez mayor: en su último informe, el 78 % de las organizaciones encuestadas afirma utilizar IA en al menos una función de negocio.
Pero incorporar IA no consiste solo en activar una nueva herramienta. Uno de los grandes retos sigue estando en la base: la calidad, el orden y la disponibilidad de la información. IBM señala que algunas de las principales barreras para desplegar IA son la falta de habilidades internas, la complejidad de los datos y las preocupaciones ética.
De eliminar el papel a aprovechar el conocimiento
Durante años, muchas empresas han centrado sus esfuerzos en eliminar el papel, digitalizar documentos y automatizar procesos administrativos. Ese camino ha permitido ganar eficiencia, reducir tareas manuales y mejorar el acceso a la información.
Ahora el reto es diferente.
Ya no se trata solo de almacenar documentos o moverlos de forma automática dentro de un flujo de trabajo. El verdadero valor está en aprovechar mejor la información que contienen: datos de facturas, contratos, albaranes, expedientes, formularios, comunicaciones o cualquier otro documento clave para el negocio.
Ese cambio es lo que entendemos como inteligencia documental: pasar del documento como archivo al documento como fuente de conocimiento.
De eliminar el papel a aprovechar el conocimiento
La Inteligencia Artificial necesita contexto. Necesita documentos fiables, datos bien estructurados y procesos que permitan comprobar que la información es correcta.
Si los documentos están dispersos, duplicados, incompletos o mal clasificados, la IA tendrá muchas más dificultades para ofrecer resultados útiles. En cambio, cuando la información está centralizada, ordenada y validada, la tecnología puede trabajar con más precisión.
Por eso, antes de hablar de IA, conviene hacerse algunas preguntas:
- ¿Sabemos dónde están nuestros documentos importantes?
- ¿La información está actualizada y validada?
- ¿Tenemos trazabilidad sobre quién revisa, aprueba o modifica cada documento?
- ¿Los datos están estructurados para poder ser utilizados por otros sistemas?
- ¿Nuestros procesos documentales son claros y repetibles?
Estas preguntas son importantes porque la IA no sustituye una buena gestión documental, la necesita.
La ventaja de partir de una base sólida
Las empresas que ya trabajan con DocuWare cuentan con una ventaja importante. Ya han avanzado en la digitalización de sus procesos y disponen de un repositorio documental que permite centralizar documentos, estructurar datos, validar información y mantener la trazabilidad.
Esto facilita dar el siguiente paso: aplicar Inteligencia Artificial sobre documentos reales, con información controlada y dentro de procesos ya definidos.
En este punto, soluciones como IDP + Aura permiten avanzar hacia una gestión documental más inteligente, capaz de extraer información, interpretar documentos, reducir tareas manuales y ayudar a las personas a tomar mejores decisiones.
Una evolución natural para nuestros clientes
La sesión fue también una oportunidad para mostrar que la Inteligencia Artificial no tiene por qué verse como algo lejano o complejo. Para muchas empresas, el camino ya ha empezado.
- Primero fue la eliminación del papel.
- Después, la digitalización.
- Más tarde, la automatización de procesos.
- Ahora, el siguiente paso es convertir los documentos en información útil para el negocio.
Desde Atecna seguimos acompañando a nuestros clientes en este recorrido, ayudándoles a construir procesos documentales más eficientes, seguros e inteligentes.
Gracias a todas las personas que asistieron a la sesión y, especialmente, a Mauricio y al equipo de DocuWare por acercarnos las posibilidades reales de la Inteligencia Artificial aplicada a la gestión documental.
La inteligencia documental no va solo de tecnología. Va de aprovechar mejor el conocimiento que las empresas ya tienen en sus documentos.