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La automatización y la Inteligencia Artificial están entrando en cada vez más áreas de las empresas.
Ambas pueden ayudar a reducir tareas manuales, agilizar procesos y facilitar el trabajo de las personas. Sin embargo, no hacen exactamente lo mismo.
La automatización permite ejecutar tareas repetitivas siguiendo unas reglas definidas: mover un documento, enviar un aviso, comprobar un dato o actualizar un sistema.
La Inteligencia Artificial va un paso más allá. Puede interpretar documentos, identificar patrones, detectar posibles errores o generar una respuesta cuando la información no siempre llega de la misma forma.
Aunque sus capacidades son diferentes, ambas necesitan una buena base. Si los procesos no están claros, los datos contienen errores y la documentación está desordenada, la tecnología no eliminará estos problemas. Incluso puede hacer que se repitan más rápido.
Entonces, ¿qué debería revisar tu empresa antes de empezar?
1. ¿Tus procesos están claros?
Pensemos en la gestión de facturas.
Las facturas pueden llegar por correo, descargarse desde distintos portales o recibirse en una plataforma. Después deben revisarse, aprobarse y enviarse a contabilidad.
Pero ¿todo el mundo sigue el mismo procedimiento?
En muchas empresas, la respuesta es no.
Cada persona guarda la documentación en un lugar diferente, realiza sus propias comprobaciones o resuelve las incidencias por correo. Además, parte del conocimiento sobre el proceso solo está en la cabeza de quienes lo gestionan cada día.
Antes de incorporar tecnología, es necesario conocer:
- qué pasos forman el proceso
- qué personas intervienen
- qué información necesita cada una
- qué tareas se repiten
- dónde se producen los retrasos
- qué decisiones siguen unas reglas claras
- qué ocurre cuando aparece una incidencia
No hace falta diseñar un proceso perfecto. Pero sí disponer de una forma común de trabajar.
Solo entonces podremos decidir qué tareas pueden automatizarse y cuáles pueden beneficiarse de la IA.
Por ejemplo, enviar automáticamente una factura aprobada al sistema contable es automatización. Interpretar una factura con una estructura desconocida o detectar un dato que parece incorrecto puede requerir Inteligencia Artificial.
2. ¿Puedes confiar en tus datos?
Cualquier automatización o herramienta de Inteligencia Artificial trabaja con la información que recibe.
Sin embargo, muchas empresas conviven con datos incompletos, duplicados o desactualizados. Un mismo proveedor puede aparecer varias veces, los nombres pueden estar escritos de forma diferente o pueden faltar campos necesarios para completar una gestión.
Mientras el trabajo es manual, las personas suelen detectar y corregir estos problemas sobre la marcha. Conocen a los proveedores, interpretan la información y saben dónde buscar el dato correcto. Una herramienta no siempre puede hacerlo.
Si el dato de partida es incorrecto, el resultado también será incorrecto. Y si una IA utiliza información incompleta o poco fiable, sus resultados pueden ser imprecisos.
Antes de empezar, conviene revisar:
- dónde se encuentra la información;
- qué sistema contiene el dato válido;
- si existen duplicidades;
- qué campos están incompletos;
- quién mantiene los datos actualizados.
Ordenar los datos puede parecer una tarea secundaria, pero es una de las bases de cualquier proyecto tecnológico.
No se trata de tener todos los datos perfectos antes de empezar. Se trata de conocer su estado, corregir los problemas que afectan al proceso y establecer unas reglas para mantenerlos actualizados.
3. ¿Tu documentación está bien organizada?
Encontrar un documento no debería depender de saber quién lo guardó.
Aun así, es habitual que la documentación esté repartida entre correos, carpetas compartidas, equipos personales y distintas aplicaciones. También pueden existir varias versiones de un archivo o nombres que no permiten identificar su contenido.
Esto hace perder tiempo a las personas y dificulta el uso de la tecnología.
Para automatizar un proceso, el sistema debe saber dónde encontrar un documento, cómo identificarlo y qué versión utilizar.
La IA también necesita acceder a información fiable. Si trabaja con documentos duplicados, desactualizados o fuera de contexto, puede ofrecer respuestas incorrectas.
Por eso, es importante definir:
- dónde debe guardarse cada documento;
- cómo debe identificarse;
- cuál es la versión válida;
- quién puede consultarlo o modificarlo;
- qué información debe conservarse;
- qué trazabilidad necesitamos mantener.
La gestión documental no consiste solo en almacenar archivos. Consiste en conseguir que la información esté disponible cuando se necesita y pueda utilizarse con seguridad.
4. ¿Qué tecnología necesita cada tarea?
No todo necesita Inteligencia Artificial.
Si una tarea siempre se realiza de la misma manera y responde a unas condiciones claras, probablemente pueda resolverse mediante automatización.
La IA aporta valor cuando es necesario interpretar información, clasificar documentos, detectar posibles anomalías o localizar contenido dentro de un gran volumen documental.
Ambas tecnologías también pueden trabajar juntas.
Una herramienta de IA puede interpretar una factura y extraer los datos relevantes. Después, una automatización puede comprobar esa información, iniciar el flujo de aprobación y archivar el documento.
La clave está en definir qué problema queremos resolver y utilizar la solución más adecuada en cada caso. También debemos decidir quién revisará los resultados y qué acciones necesitan siempre la aprobación de una persona.
Primero ordenar. Después, automatizar
Tu empresa no tendría que resolver todo antes de empezar. Podrías comenzar por un único proceso, entender cómo funciona y detectar sus principales obstáculos.
El orden lógico sería:
- Entender y mejorar el proceso.
- Organizar los datos y los documentos.
- Automatizar las tareas que siguen reglas claras.
- Incorporar IA donde su capacidad de interpretación aporte un beneficio real.
- Medir los resultados y seguir mejorando.
De esta forma, la tecnología se adapta a las necesidades de la empresa y no al revés.
Latecnología necesita una buena base
Antes de preguntarnos qué herramienta deberíamos utilizar, conviene responder a tres preguntas:
- ¿Nuestros procesos están claros?
¿Nuestros datos son fiables?
¿Nuestra documentación está bien organizada?
Si alguna respuesta es no, ya sabemos por dónde empezar.
En Atecna te ayudamos a analizar y mejorar tus procesos administrativos, organizar la información y crear una base sólida sobre la que automatizar e incorporar Inteligencia Artificial de forma útil y controlada.
