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La gestión documental es un proceso esencial para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. No solo facilita la organización y el acceso a la información de la empresa, sino que también desempeña un papel fundamental en el éxito de las auditorías internas y externas.
Las auditorías pueden ser momentos de mucha tensión. ¿Qué cara se te queda cuando el auditor te solicita una información y eres incapaz de localizarlo o falta dentro de ese expediente? Igual que cuando el profesor decía que iba a preguntar los conceptos y tú siempre mirabas para otro lado para no ser la persona elegida. Porque seamos realistas, tú también mirabas para otro lado. Y es probable que lo sigas haciendo en los espectáculos en los que piden voluntarios.
¿Cómo un gestor documental puede ayudarte?
Durante una auditoría, las operaciones y procesos de la empresa son un libro abierto. Con la gestión digital de documentos, todos los archivos de la empresa pueden consultarse con unos pocos clics y los auditores pueden buscarlos fácilmente por criterios como el nombre del proveedor, el tipo de producto, el importe o la fecha, o con la búsqueda de texto completo. Si la gestión de documentos está integrada con el software de gestión, los auditores pueden acceder a la información de apoyo sin salir de su sistema contable o ERP, lo que les facilita todo el proceso de auditoría.
Con la gestión digital de la documentación, puedes:
- Almacenar y recuperar registros completos y seguros de todas las transacciones empresariales para acelerar el proceso de auditoría.
- Localizar toda la información, independientemente de que la fuente sean correos electrónicos, contratos, correspondencia o estados financieros. Puedes acceder a los datos cuando los necesite, sin demora.
- Puedes proporcionar un acceso seguro y en línea a los auditores para que tu equipo pueda concentrarse en sus tareas diarias.
¿Quieres saber cómo la gestión documental puede ayudar a tu empresa? Sigue leyendo
Prepara las auditorias de manera eficiente.
En el gestor documental toda la información queda centralizada. Esto hace que las búsquedas sean más sencillas. Establece políticas de archivado, para:
- Trazar el mapa documental de tu empresa.
- Guardarla de manera segura.
- Cumplir con los plazos de conservación de la documentación.
Facilita la revisión y el análisis.
Con un gestor documental, se acabó el calvario de no encontrar la documentación. Además, permite rastrear las versiones de los documentos, lo que evita confusiones y garantiza que se estén utilizando las versiones más actualizadas.
Cumple con la normativa.
Conserva tu información de manera segura y evita que las personas consulten documentación que no deben con la gestión de permisos de usuarios. ¿Quieres cumplir con los plazos de conservación de la documentación? Establece avisos de vencimiento y elimina la documentación una vez que esos plazos han vencido.
Genera informes detallados y precisos.
Deja de preocuparte por las auditorías. Un gestor documental proporciona la documentación integrada y organizada para todas las transacciones comerciales. No solo registros contables de un período en particular, sino también correos electrónicos, cartas, contratos relacionados con estos asientos contables, todo recopilado y enviado en cuestión de segundos.
Dejarás de invertir tiempo en la preparación de las auditorías cuando:
- Elimines el riesgo y el peso que supone la información basada en papel.
- Archives toda la documentación, cumpliendo con la normativa legal.
- Elimines búsquedas innecesarias al acceder a facturas y correspondencia directamente desde tu programa de contabilidad.
- Completes los registros con documentos antiguos y actuales fáciles de encontrar.
- Registres todos los pasos de los procesos directamente en un documento para una verificación coherente y eficiente.
- Recopiles los documentos en carpetas digitales con un práctico campo de búsquedas integrado.
- Establezcas parámetros de acceso a ciertos documentos.
Despídete de los momentos de nervios y tensión, jamás pasar una auditoria ha sido tan sencillo. Con un gestor documental como DocuWare, puedes realizar auditorías con la certeza de que los envíos son precisos y completos.
