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Sector
Automoción
Servicio
Digitalización del expediente de personas
Duración del proyecto
3 meses
Nuestro cliente forma parte de uno de los principales grupos del sector de la automoción, con una fuerte presencia en el sector industrial y miles de personas en plantilla.
La gestión de los expedientes de personas —en activo y jubiladas— se había desarrollado durante años en papel, con distintos criterios de archivo según la etapa o el área responsable. Paralelamente, parte de la documentación ya existía en formato digital, aunque sin una organización común que permitiera aprovechar todo su potencial.
El reto era evidente: transformar ese archivo en papel en un sistema digital, ordenado y accesible, que facilitara el trabajo del equipo del área de personas, mejorara la experiencia del equipo y asentará las bases para una cultura más orientada al dato.
De dónde partimos
El equipo de Personas necesitaba una solución para organizar, digitalizar e integrar más de 6.000 expedientes físicos y más de 70 tipos documentales distintos.
Con el paso del tiempo, la documentación se había dispersado, los criterios de archivo no estaban unificados y se trabajaba de forma manual, lo que les generaba:
- Dificultad para localizar información de manera ágil.
- Riesgo de duplicidades y falta de coherencia.
- Inversión de tiempo en tareas manuales de bajo valor.
- Limitaciones para asegurar un acceso inmediato y seguro a la documentación.
Cómo trabajamos
Desde el primer momento, los trabajos de organización y clasificación de la documentación fueron claves.
Nos encargamos de todas y cada una de las fases del proyecto, prestamos una solución 360º:
- Recogida y traslado de la documentación.
- Clasificación y organización de toda la documentación.
- Digitalización e indexación automatizada de cada expediente.
- Traspaso de información para su integración.
- Soporte y custodia final.
Aunque la integración final en el sistema fue responsabilidad del cliente, nuestro trabajo fue clave para asegurar que toda la información estuviera lista, limpia y estructurada para una transición sin errores.
Un proyecto ambicioso, tanto por el volumen de documentación como por los plazos ajustados. La clave estuvo en una buena planificación desde el inicio, adaptando nuestros recursos y espacios para poder trabajar con agilidad. Ha sido un reto exigente, pero muy enriquecedor y con aprendizajes que nos llevamos para futuros proyectos.
Logros alcanzados
- Sistema digital, ordenado y seguro.
- Optimización del trabajo diario del equipo de Personas.
- Acceso rápido y seguro para las personas trabajadoras.
- Mejora en la experiencia global de gestión y consulta.
- Cumplimiento normativo y un sistema preparado para el crecimiento futuro.
