Accesos
Contacto
hablamos@atecna.com
948 312 646
Cliente
Sector
Colegio Profesional
Tecnología
DocuWare, Firma biométrica, digitalización.
Duración de proyecto
9 meses
El Colegio de Enfermería de Navarra (COENAV) se planteó el reto de modernizar y optimizar la gestión de los expedientes de colegiadas, como primer paso en la Transformación Digital del departamento administrativo.
Con el objetivo claro de mejorar el proceso y optimizar los recursos derivados del papel. Requieren una solución completa que les ayude con la digitalización y conservación de todos los expedientes en papel y con la implementación de herramientas que faciliten la gestión del archivo digital.
En ATECNA encontraron el ecosistema de servicios completo
que necesitaban: Digitalización, Custodia, Gestión Documental y Firma Digital.
Contexto
En el COENAV se gestionan y conservan en papel más de 6000 expedientes de colegiadas. Un archivo bien organizado que sigue creciendo y que comienza a generar problemas por la falta de espacio.
Cada vez se recibe más documentación digital y es necesario imprimirla para adjuntarla al expediente. Esto provoca duplicidad de documentos y en ciertos momentos un archivo híbrido, (papel – digital), que dificulta las tareas de gestión y administración.
Los procesos que requieren firma por parte de la colegiada se hacen de manera presencial y con firma manuscrita.
Solución
Una vez analizados los expedientes, se trasladan al centro de digitalización de ATECNA y se procede a su digitalización en base al mapa documental y criterios definidos.
El archivo físico queda custodiado en el depósito documental de ATECNA bajo óptimas medidas de seguridad y conservación, quedando los expedientes disponibles, en su formato físico a través del servicio de consultas con un compromiso de entrega urgente de menos de 24h.
Se implementa DocuWare como sistema de gestión documental. Los ficheros PDF resultantes de la digitalización se archivan en el nuevo sistema creando el archivo digital de colegiadas y permitiendo un acceso WEB centralizado y seguro a la información.
Beneficios
- Archivo digital accesible desde cualquier ubicación a través de navegador web.
- Archivo seguro con Backup automatizado de respaldo.
- Tecnología estándar.
- El volumen de impresión ha disminuido considerablemente.
- Eficiencia en el acceso a los expedientes.
- Aumento de espacio en las oficinas.
- Servicio de custodia para expedientes físicos.
- Disponibilidad inmediata de la documentación durante todo el proceso.
