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En cualquier proyecto que quieras abordar el análisis es clave. Da igual si es en tu vida personal o laboral. Te pongo un ejemplo, si estás pensando en solicitar una hipoteca, seguramente empieces por analizar las opciones que tienes; documentación que tendrás que preparar, eres tú quien la completa y firma o lo hace otra persona, dónde guardarás toda esa documentación…
Lo mismo ocurre cuando decides automatizar para optimizar alguno de los procesos administrativos de tu empresa. Es tu trabajo analizar todas las alternativas y los procesos internos.
Para ayudarte en esa tarea, estás son las 8 preguntas que debes responder. Adelante, estoy segura que sabrás contestarlas.
1. ¿Qué inicia el proceso?
Un correo electrónico, una llamada telefónica, un formulario electrónico, un formulario en papel, una carta que llega por correo… En el caso de la hipoteca, seguramente sea la necesidad de capital para la adquisición de una vivienda, por ejemplo. Y a raíz de eso, serán las visitas al banco, llamadas telefónicas o correos electrónicos que se intercambien.
2. ¿Cómo se recoge la información?
La información te está llegando a través de formularios, hojas de Excel, documentos pdf… Pongamos que hablamos del proceso de dar de alta un nuevo proveedor en tu empresa, es probable que la documentación te llegue en la ficha de proveedor que tienes en un Excel o a través de un formulario.
3. ¿Qué es lo primero que se hace con ella?
¿Debes cotejar esa información con otra para asegurarte que es correcta? o ¿firmarla porque estamos hablando de un contrato que te ha llegado? o a lo mejor simplemente debes archivarla. Cómo te estarás dando cuenta, el proceso no es el mismo para cada una de las casuísticas.
4. ¿Dónde va a parar? ¿Quién participa en el proceso? ¿Requiere el documento aprobación o revisión?
Una vez he recibido la documentación, ¿se distribuye a distintas personas de la empresa que deben revisarla o aprobarla? A lo mejor, el contrato del que hemos hablado antes, deben firmarlo más personas a parte de ti, y una vez firmado tendrás que distribuirlo con el resto de firmantes.
5. ¿Dónde se archiva el documento?
Cuando hemos acabado con esas tareas, ¿el documento lo archivamos localmente o en un servidor externo?
6. ¿Con qué otros procesos se relaciona?
¿Es un documento que se comparte con otras áreas o procesos de la empresa? Si hablamos del proceso de ventas, es probables que los presupuestos se compartan con el departamento comercial y de administración.
7. ¿Cuándo es necesaria la integración con el ERP u otro sistema de tu empresa?
¿Necesitas que la información del documento quede integrada en algún otro sistema con el que trabajas?
8. ¿Desde dónde accedes a los documentos?
¿Lo harás desde la oficina o desde el móvil? Hay momentos en los que estás fuera de la oficina y en los que necesitarás acceder o firmar un documento.
Cómo ves, todo proceso a automatizar necesita su análisis previo. Eso determinará que es aquello que podemos automatizar y qué haremos de forma manual. Esta fase de análisis ayuda a:
- Conocer los procesos como la palma de tu mano.
- Detectar errores que se están dando.
- Identificar frustraciones con las que el equipo debe lidiar.
Tu equipo es clave en el proceso
Ahora bien, un consejo. La mejor forma de dar con las respuestas correctas en la fase de análisis es involucrando a las personas.
Son una de las piezas clave a la hora de abordar un proyecto de transformación. Ellas son las que mejor conocen los procesos, al fin y al cabo, es su día a día.
