Accesos
Contacto
hablamos@atecna.com
948 312 646
Cliente
Sector
Intermediarios del comercio de maquinaria, equipo industrial, embarcaciones y aeronaves.
Tecnología
DocuWare Cloud, SID SYNCRO desarrollado por Atecna.
Duración de proyecto
Fase1: 15 semanas
Fase 2: 20 semanas (interoperatividad)
Ática Redex es una central de servicios europea multisectorial que actualmente da servicio a más de 70 empresas asociadas. Sus servicios están dirigidos a empresas distribuidoras y alquiladoras de maquinaria, en los sectores de maquinaria para el manejo de materiales, maquinaria agrícola, plataformas y maquinaria para la elevación de personas y grupos electrógenos y motores.
DBK Proyectos tiene como finalidad desarrollar negocios entorno a la distribución de maquinaria altamente especializada, “hecha a medida” y fabricada en Europa que sirva como productos complementarios a cualquier profesional de la distribución de manejo de materiales.
Para el cliente es importante cubrir las necesidades manteniendo los recursos actuales, optimizando los recursos administrativos de las tres empresas del grupo y, mejorar el proceso de gestión de facturas, dando validez legal a su digitalización, además de poder disponer de la información desde cualquier ubicación.
- Hemos dispuesto un sistema que les permita mejorar la gestión de sus facturas de compra, que permita la digitalización certificada de facturas y el diseño de flujos documentales.
- La solución quedará integrada en el sistema ERP de ATICA REDEX mediante métodos acordados con el proveedor del ERP.
- Se centraliza la gestión en la empresa ACR, como empresa de servicios administrativos.
Project Manager
Contexto
El proceso de compras está descentralizado y distribuido entre diferentes personas. Se inicia con la generación del pedido en el ERP, que una vez enviado al proveedor provoca la recepción de mucha documentación relacionada con la compra. Está gestión se hace compleja, tanto en su control y trazabilidad como en el trabajo colaborativo. La factura la reciben directamente el o la responsable del pedido pudiendo estar en diferentes localizaciones, y una vez validada la envían, por lo general por email, a Administración para su contabilidad. En muchas ocasiones se duplican las facturas, generando una carga de trabajo elevada. Desde administración se vuelve a validar contra el pedido antes de contabilizarla en LOGICAL de manera manual y si existe alguna incidencia se vuelve a distribuir por correo electrónico.
El proceso de partida provoca.
- Dificultad para relacionar la documentación del pedido.
- Perdida de control en la distribución de las facturas por correo electrónico.
- Carga elevada de trabajo en el departamento debido a las duplicidades de tareas.
- Proceso descentralizado con dificultades en la trazabilidad y seguimiento.
- Archivo físico y digital de factura.
Solución
Se detectan otro tipo de necesidades que acompañan a la gestión de las facturas de compra, como el envío y firma de facturas de cliente, así como su archivado en DocuWare. También se les propone el archivado y gestión de los pedidos de compra, pudiendo vincularlos de manera manual con la documentación relacionada.
Analizando la situación actual del cliente, se acuerda el siguente alcance para el proyecto:
- Gestión de pedidos y documentación relacionada.
- Facturas de compra: Digitalización certificada de facturas recibidas en papel. Archivo de facturas PDF recibidas en email. Integración con Outlook.
- Facturas de venta: Archivo de las facturas emitidas desde ERP de la empresa.
- Flujo de aprobación de facturas y la integración con el ERP de la empresa.
Beneficios
- Centralizar la recepción de facturas de proveedor.
- Cumplimiento de la ley de Digitalización Certificada para la transformación del papel en documento electrónico.
- Disponer de un único repositorio donde guardar las facturas y documentos asociados. Agilidad en las búsquedas.
-
Flujos de aceptación de facturas o gestión de documentos.
- Que la factura archivada sirva como respaldo de la factura impresa ante cualquier inspección o exigencia mercantil.
- Reducir la duplicidad de información entre departamentos.
- Interoperabilidad de datos entre DocuWare y el ERP Prologic. Acceso a las facturas archivadas en el gestor documental desde el ERP Prologic.
