Conceptos básicos para el uso de la Plataforma VIP

Sociedad

Es la empresa que contrata la Plataforma VIP. La sociedad puede:

• enviar y recibir documentos.
• asociar empresas a su sociedad para que puedan enviar o recibir documentos.
• asignar usuarios administradores o administradoras de la sociedad.
• asignar usuarios administradores o administradoras de las empresas vinculadas.
• Integrar la Plataforma con su ERP
• Integrar la Plataforma con DocuWare

Empresa

Son las empresas vinculadas a las sociedades. La empresa puede:

• enviar documentos a la sociedad o sociedades a la que está vinculada (si así lo decide la sociedad).
• recibir documentos.

Usuario o usuaria

Es el usuario o la usuaria vinculada a las empresas o sociedades. Sus datos son, nombre, apellidos, email y contraseña (elegida por el propio usuario o usuaria). Hay que tener en cuenta que:

• un usuario o una usuaria puede estar vinculado a más de una sociedad o empresa.
• la sociedad puede revocar el acceso al usuario o a la usuaria para acceder a la información de una sociedad o empresa, pero no puede eliminarlo a no ser que, sea un usuario o una usuaria sin vinculación con ninguna otra empresa.

Documento

Hace referencia a cualquier fichero presente en la plataforma. Los documentos están clasificados por Tipo de documento y por Formato, siendo los más habituales PDF y XML que a su vez se pueden clasificar en formatos de factura electrónica conocidos como Facturae o UBL.

Los documentos llegan a la Plataforma VIP mediante:

• la subida de ficheros por parte de las empresas y sociedades.
• por un tercero haciendo uso del API. Actualmente, la aplicación SIDSyncro se conecta al API y hace llegar documentos desde otras fuentes como Docuware.

Administrador

Es el usuario o la usuaria que administra la totalidad de la Plataforma VIP. Sus datos son, nombre, apellidos, email y contraseña (elegida por el propio usuario o usuaria). El administrador puede:

• editar cualquier sociedad, accediendo a todas las partes a las que accede un usuario/a vinculado a una sociedad.
• configurar cuentas SMTP y personalización de plantillas de correo de las sociedades
• crear personalizaciones.
• acceso al listado global de empresas.
• acceso al listado global de usuarios y usuarias.
• acceso a la trazabilidad total de la Plataforma.
• edición de los tipos de documento.

Trazabilidad

Hace referencia a cualquier acción realizada a un elemento de la plataforma (sociedad, empresa, usuario o usuaria, documento). En cada acción se señala:

• fecha y hora de la acción.
• usuario o usuaria que ha realizado la acción.
• descripción de la acción.

 En la trazabilidad se muestra:

• la creación y modificación de cada elemento.
• la visualización o descarga de documentos.
• los envíos de correos a los usuarios o las usuarias, incluido el contenido del correo.