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La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo dentro de tu empresa. La documentación de una empresa puede estar en distintos formatos papel o digital e incluye facturas, contratos, solicitudes de empleo, formularios y muchos otros.
De media, una persona puede invertir 18 minutos al día en la búsqueda de un documento. Si hablamos de una empresa de 100 empleados, esto se traduce en una inversión de 6.300 horas anuales, lo que supone una ineficiencia de alrededor de 150.000 euros al año, que como puedes deducir, acaba influyendo en los resultados de tu empresa.
¿Qué problemas elimina la implantación de un gestor documental?
Reducción de tiempo en las búsquedas
Busca todo lo que necesitas en un solo click. ¿Por qué Google es el buscador número 1 de información en internet? Por su sencillez y porque siempre te da los resultados de búsqueda que estabas esperando en un periquete, ¿verdad?
Volvamos al pasado, imagínate que Google no está y tienes que buscar la información en las enciclopedias como pasaba antes. ¿Cuánto tiempo te llevaría? Busca la letra por la que empieza la palabra que necesitas y empieza a pasar páginas hasta que lo encuentras…
Pues bien, los gestores documentales podemos decir que funcionan parecido. Lo que antes te llevaba 18 minutos ahora puedes tenerlo en menos de 1 minuto, solo con una búsqueda, y siempre y cuando, la información esté bien registrada en el gestor documental. ¿Imaginas todo lo que esto te facilitará frente una auditoria contable, por ejemplo? Además del tiempo que estás ahorrando en tus gestiones del día a día.
Elimina el picado manual de datos
Un software de gestión documental puede tener diversas funcionalidades, una de ellas es la indexación de datos a través de la tecnología OCR. Si es la primera vez que oyes este concepto, se refiere a Reconocimiento Óptico de Caracteres y esa tecnología es capaz de extraer texto impreso en imágenes y documentos, y convertirlo a formato digital.
Cuando digitalizamos un documento, esa tecnología es la encargada en hacer que el picado manual de datos desaparezca, suponiendo un ahorro de tiempo y la eliminación de errores manuales, porqué como humanos que somos nos equivocamos, aunque a veces nos cueste reconocerlo.
Automatización de flujos de trabajo
La automatización elimina numerosas tareas y pasos recurrentes que tu equipo realiza en el día a día, haciendo que ganen tiempo para aquellas tareas que realmente van a aportar valor a la empresa y aumenten su productividad.
La automatización viene marcada por un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental o por un proceso concreto que hace que un flujo de trabajo se active.
Te lo explicamos fácil, si vamos a automatizar el proceso de facturas de la empresa, en el momento en el que el documento con tipo documental factura se cargue en el gestor documental, el flujo de aprobación de facturas se verá activado. Dando paso, a las distintas validaciones que nosotros hayamos definido.
Si no tienes claro por qué proceso deberías empezar a automatizar en tu empresa, la gestión del expediente de RRHH, el proceso de compras y el proceso de firma de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable.
Sabemos que los datos son importantes a la hora de tomar decisiones, por eso, en la siguiente infografía recogemos los datos que distintos informes han revelado del retorno de inversión de la gestión documental. ¿Tienes que presentar la idea de implantar un gestor documental a tu equipo? Aquí tienes unos datos en los que apoyarte cuando presentes la propuesta, aunque luego dependerá de tu capacidad de convicción.
Si necesitas un equipo que te acompañe en ese proceso y te muestre de manera real todo lo que puedes lograr, aquí nos tienes. Sólo háznoslo saber y estaremos encantados de ser tus compañeros de viaje. Llevamos desde 1997 implantando soluciones de gestión documental y seguro que algo podemos aportarte.
