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Recién inaugurado el nuevo archivo de Custodia en la Factoría, vaya por delante que no debe ser fácil organizar 30.000 metros lineales de contenedores y expedientes.
Vamos a pedir a Jorge que nos cuente por dónde se empieza cuando hablamos de trasladar y reubicar toda esa cantidad de documentación.
Lo más importante es tener la documentación localizada en todo momento. Por eso, antes de trasladar la documentación de un cliente, vemos en qué tipo de contenedor está, calculamos los metros lineales que ocupa y le asignamos un espacio en las nuevas instalaciones. Conocemos dónde está la documentación antes del traslado, y dónde va a ser ubicada posteriormente.
Mediante nuestro software de gestión de archivo, y nuestra App ATECNA, gestionamos todo el proceso, quedando registrada información referente al día, fecha y hora del traslado de cada contenedor, qué cliente hemos trasladado, la nueva ubicación asignada, qué técnico ha realizado la tarea, etc.
Que la documentación de un cliente esté en proceso de ser trasladada, no debe suponer un inconveniente para la localización de un expediente en el caso de una posible consulta. Es por esto que trasladamos la documentación íntegra de un cliente, la disponemos en orden cronológico en el palé, identificamos los palés resultantes y ubicamos la documentación en las nuevas instalaciones. Todo este proceso lo hacemos de manera continuada, minimizando al máximo el tiempo que la documentación está en proceso de traslado.
Que Atecna aumente su actividad empresarial implica tener capacidad de albergar en el archivo mayor cantidad de documentos. Para que nos hagamos una idea, la magnitud del archivo, ¿qué variaciones lleva en vuestra organización?
Nuestra organización sigue siendo la misma. Cabe destacar que el sistema de almacenamiento ha cambiado, pero no es punto influyente en la organización. No obstante, el departamento de Custodia está en expansión y, si hay que llevar a cabo cualquier cambio o modificación, tanto en la organización como en los procesos de custodia, en las nuevas instalaciones disponemos de espacios versátiles y funcionales que nos permiten adaptarlos de manera óptima a las nuevas necesidades que puedan surgir.
Ahora la mentalidad de las empresas es distinta a la de hace un año atrás. ¿influye en vuestro trabajo diario el cambio de cultura digital que forzosamente han sufrido las empresas? ¿qué actividades han crecido en el último año?
La verdad que no ha influido notablemente. Lo que sí hemos detectado ha sido un incremento en el servicio de consulta vía email, lo que conlleva una disminución en la entrega física de documentación. Esto es achacable a la situación sanitaria que estamos viviendo más que al cambio de cultura digital.
Aunque el papel tiende a desaparecer en muchos procesos administrativos, es verdad que los requisitos legales actuales hacen que estos se han multiplicado, de ahí que las empresas mantengan mucho volumen de papel, y que, cada vez, cueste más esfuerzo gestionar. Es una tarea con poco valor añadido pero vital para el buen funcionamiento de las organizaciones.
¿Por qué recomendarías dejar el archivo en manos de Atecna?
Es lo que intentamos trasladar a las empresas. La correcta gestión de un archivo requiere de organización, instalaciones adecuadas, personal cualificado y sobretodo, tiempo. El departamento de Custodia de Atecna ofrece todo eso y mucho más; confianza, cercanía, profesionales en formación continua, y ahora, unas instalaciones excepcionales. Por eso, Atecna lleva más de 20 años gestionando el archivo de empresas de cualquier sector de actividad.
Creemos en lo que hacemos y así se lo hacemos saber a nuestros clientes.
