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Nuestro equipo de custodia es el encargado de gestionar el archivo documental de nuestros clientes, dando una respuesta rápida, eficaz, profesional y un adecuado tratamiento a la información que maneja. En la actualidad, el Departamento gestiona un archivo de 25.000 metros lineales con 75.000 contenedores. Su responsable, Jorge Pérez, nos habla hoy sobre el funcionamiento de este servicio.
¿Cómo trabajáis en Atecna el área de Custodia?
Experiencia en la gestión de archivos y formación continua son los dos puntos clave del desarrollo de nuestra actividad en el departamento. Nos gusta tratar la documentación de nuestros clientes como si fuese nuestra. La pregunta que nos hacemos cuando clasificamos la documentación o asesoramos a un cliente es: ¿lo haríamos así si fuese para nosotros? Si la respuesta es no, descartamos la idea por completo y volvemos a buscar una idea que cumpla las expectativas puestas en Atecna.
Cuando contratan nuestros servicios de custodia, recogemos la documentación en las instalaciones del cliente, la clasificamos, inventariamos e introducimos en nuestros contenedores completamente anonimizados. Tras el volcado de la información en nuestro ERP, generamos un código QR único con el que se identifica cada contenedor y hace posible su posterior localización.
Una vez hecho esto, enviamos el inventario actualizado a nuestro cliente finalizando así el trabajo de logística y almacenaje de su archivo. A partir de ese momento, la documentación está accesible de manera inmediata agilizando el proceso de consulta.
¿Cuáles son los beneficios que pueden obtener las empresas con este servicio?
Son varios los beneficios: La externalización de un archivo supone para la empresa seguridad en la custodia y conservación de su documentación, ya que contamos con unas instalaciones específicas para ello.
Acceso inmediato a la información: Nuestros clientes pueden disponer de su documentación física en menos de 1 hora con nuestro servicio de Consulta Urgente. Este tiempo se puede reducir notablemente si la documentación requerida por el cliente es enviada en formato digital a través de un email, siempre con el documento solicitado firmado digitalmente, aportando una validez legal para cualquiera que sea su uso o requerimiento.
Control y trazabilidad: El acceso a la documentación para la realización de consultas únicamente lo podrá realizar la persona a la que, previamente, el responsable de la documentación custodiada en Atecna haya autorizado en la firma del contrato o mediante un email, indicando los datos requeridos para dar de alta a esta persona en nuestro sistema.
Todas las consultas y movimientos de documentación quedan registrados, aportando una serie de datos e indicadores que ofrecen información y facilitan su trazabilidad.
Control de los plazos de conservación, asesoramiento y recordatorio anual a cada uno de nuestros clientes de la posibilidad que se pueda dar para la realización de un expurgo, evitando de esta manera la conservación innecesaria de documentación y el coste que esto supone para la empresa.
Servicio de Custodia Online: Acceso desde nuestra página web a un plataforma exclusiva y segura, donde a través de validación previa, nuestros clientes pueden descargarse la información solicitada en formato digital.
Estos serían los más relevantes, los que dan acceso inmediato a la información, pero también podríamos hablar del asesoramiento y ahorro de costes en la gestión del archivo, disponibilidad de espacio en sus instalaciones para tareas que sí aporten valor a la empresa.
¿Con qué condiciones contáis para el buen mantenimiento de los archivos? ¿Con qué tipo de documentación trabajáis?
Nuestras instalaciones cuentan con sistemas de videovigilancia y detección de intrusos conectado con una central de alarmas, con conexión directa a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, monitorizamos la humedad y temperatura y tenemos servicio de desratización y control de plagas.
Además, custodiamos todo tipo de documentación: administrativa, historias clínicas, proyectos de investigación médica, proyectos de obras, documentación bancaria… que puede estar en papel, HHD o SSD, cintas backup, etc…
No importa ni el tipo de documentación, ni el soporte en el que esta se encuentre, tenemos una experiencia de más de 20 años en este sector y la capacidad de clasificar y conservar la documentación en las mejores condiciones.
Aunque el ámbito digital está en auge, uno de vuestros servicios principales es la Custodia. ¿El papel tiene futuro o va a ser remplazado por los documentos digitales?
Es evidente que la tendencia es el soporte digital, aunque hablar de desaparición del papel es hablar de un futuro todavía lejano. En Atecna somos muy conscientes de las necesidades de nuestros clientes, por eso, la custodia de la documentación física también es un servicio complementario en la transformación digital de las empresas.
Muchas empresas aún sienten la necesidad de guardar sus archivos en papel, tal vez por su consulta frecuente, pero cada vez más, las empresas optan por la digitalización de su archivo físico, al margen de que continúen guardando el papel. Digitalizar un documento y extraer los datos que contenga, agiliza y facilita notablemente todo el trabajo que dependa de él.
