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Si lo piensas, siempre comparamos; eres de Gmail o de Outlook, de Android o IOS… Muchas veces, la elección se reduce a dos grandes jugadores. Cuando se trata de organizar los documentos y la información de tu empresa, elegir la herramienta adecuada puede marcar una gran diferencia en tu día a día.
Una de las dudas que nos han planteado en varias ocasiones es la diferencia entre un gestor documental como DocuWare y Sharepoint. Ves, lo que te decía, la elección siempre se da entre dos y si no que se lo digan a los forofos y las forofas del fútbol…
¿Por qué podrías considerar DocuWare como tu aliado ideal en la gestión documental?
Te doy algunas claves.
Facilidad de uso
La simplicidad de uso de DocuWare es una de sus grandes ventajas. Este sistema está diseñado pensando en todas las personas, desde las más tecnológicas hasta las que no lo son tanto. Su interfaz es intuitiva y fácil de navegar, lo que significa que tú y tu equipo podéis empezar a usarlo sin largos periodos de aprendizaje o complicaciones.
Especialización en Gestión Documental
A diferencia de SharePoint, que es una plataforma más generalista destinada a la colaboración y gestión de contenido, DocuWare está específicamente creado para la gestión documental. Ofrece herramientas más especializadas y profundas en este ámbito:
- Conservación y acceso a largo plazo.
- Control de versiones automático.
- Indexación avanzada.
- Características de seguridad robustas específicas para documentos.
Esto es esencial cuando estás lidiando con el constante dolor de cabeza que supone gestionar correctamente los documentos para evitar pérdidas de información crítica.
Integración con otros sistemas de tu empresa
Mientras que SharePoint juega bien con otros productos de Microsoft, DocuWare te ofrece una integración fluida con más de 1000 aplicaciones y sistemas. Raro sería no encontrar la que tú necesitas.
Seguridad y conformidad
DocuWare ofrece soluciones de vanguardia. Con sus estrictas políticas de seguridad y cumplimiento, puedes tener la tranquilidad de que la información de tu empresa está protegida y que se adhiere a los reglamentos como GDPR en Europa, por ejemplo.
¿Necesitas alguna diferencia más? Echa un vistazo a la tabla resumen.
| Características |
|
|
|---|---|---|
| Filosofía de carpeta – subcarpeta | ✔ | ✔ |
| Estructura de contenido para manejar grandes cantidades de datos | ✔ | X |
| Flujos de trabajo complejos | ✔ | X |
| Integración con bases de datos externas | ✔ | Con herramientas externas |
| Interfaz web | ✔ | ✔ |
| Clasificación automática de documentos | ✔ | X |
| Búsqueda de texto completo en documentos electrónicos | ✔ | ✔ |
| Búsqueda de texto completo en documentos escaneados | ✔ | X |
| Integración de Outlook | ✔ | ✔ |
| Alertas y recordatorios a través del correo electrónico | ✔ | ✔ |
| Administración de reasignación de tareas cuando expira | ✔ | X |
| Formularios electrónicos | ✔ | X |
| Firma digital y grafométrica | ✔ | X |
Elegir entre DocuWare y SharePoint depende de tus necesidades específicas. Si buscas una solución que se especialice en manejar eficientemente documentos y optimizar tus procesos administrativos, DocuWare es el camino a seguir. Por su facilidad de uso, especialización en documentos, poderosas integraciones, seguridad de nivel superior y excelente soporte hacen de DocuWare una opción robusta y confiable para tu empresa.
Un universo híbrido
No te limites a una sola herramienta. Opta por un enfoque híbrido, combinando lo mejor de DocuWare y SharePoint para una gestión documental eficaz que no sacrifique la colaboración y comunicación fluida en tu organización.
