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¿Has oído alguna vez la frase “zapatero a tus zapatos”? Seguro que algo te suena. Pues bien, el servicio de BPO (Business Process Outsourcing) o externalización de procesos, está basado en esa filosofía.
El servicio consiste en delegar aquellas tareas administrativas que le están haciendo invertir tiempo y recursos a tu empresa, en una empresa especializada.
Y pensarás, ¿Para qué voy a delegar esas tareas en alguien externo? Muy fácil, para que tu equipo se centre en aquello que realmente aportará valor. Que dediquen su tiempo a la actividad principal de tu empresa, aquello que hará que te diferencies de tu competencia.
¿En qué consiste?
El servicio BPO consiste en contratar a una empresa o a profesionales especializados que realicen determinadas tareas administrativas que son recurrentes en la empresa y que, siendo claves, no son la actividad principal, pero requieren especialización.
La externalización puede alcanzar a todos los procesos administrativos de la empresa o solamente algunos o parte de ellos. Es decir, dentro del proceso de compras, son varias las tareas que pueden darse, desde la generación del pedido hasta la atención de los proveedores. En BPO, tu decides hasta donde quieres que la empresa externa llegue.
¿Cómo beneficia a tu empresa?
La externalización de procesos administrativos te permitirá beneficiarte de las siguientes ventajas:
Enfócate en tu negocio.
Invierte menos tiempo en tareas administrativas y enfócate en desarrollar tu negocio y captar más clientes. Profesionales especializados serán quienes realicen las tareas administrativas con rapidez y sin errores.
Aumenta la eficiencia.
Los procesos administrativos se agilizan porque son realizados por profesionales con experiencia en los diversos campos administrativos. De esta forma, también aumenta la productividad, los recursos de tu negocio se invertirán mejor. Lo que antes podía llevarte días, ahora un equipo especializado lo hace por ti en horas.
Convierte costes fijos en variables.
Optimiza tu coste de estructura y reduce tus gastos. No tendrás que invertir en tecnologías o en recursos, estos son aportados por la empresa de outsourcing. Y ¿sabes qué es lo mejor? Accedes a talento de calidad a través de la empresa que presta servicios administrativos de manera externa.
Escala.
Los servicios administrativos se adaptan a tus necesidades en cada momento. Solución 100% escalable en el tiempo y de manera transversal a distintos procesos.
Especialízate.
La empresa cuenta con un equipo de profesionales con conocimientos y experiencia especializadas en cada área administrativa. Los errores se reducen, al igual que el tiempo que se invierte en cada tarea.
Optimiza tus procesos.
Con una empresa especializada de BPO, el control de tus procesos y el cumplimiento de los plazos está asegurado. Además, gracias al conocimiento muchos de tus procesos se optimizan.
Impulsa tu estrategia empresarial.
Dedica el tiempo al análisis y planificación, un impulso a tu estrategia empresarial.
¿Qué tareas son susceptibles de externalizar?
Aquellas que sean repetitivas y que hacen que tu equipo invierta demasiado tiempo. Algunas de las tareas son:
- Alta y mantenimiento del maestro de proveedores.
- Proceso de cuentas a pagar.
- Proceso de cuentas a cobrar.
- Solicitudes, registros y reclamaciones de los pedidos de compra.
- Gestión de soporte de proveedores.
- Contabilidad.
- Gestión de documentación de logística.
- Documentación de calidad.
¿Ves algo en común en todos esos procesos?
Si, todos tienen asociadas tareas en la que se gestiona diversa documentación con tareas manuales y repetitivas. Ninguno de ellos, forma parte de la actividad principal de una empresa del sector de las energías, industrial, farmacéutico… son tareas derivadas y que hacen que tu equipo invierta tiempo en ellas, porque su correcto funcionamiento es clave.
¿Qué debo tener en cuenta a la hora de escoger una empresa para externalizar los procesos administrativos?
Si realmente quieres beneficiarte de todas las ventajas que te hemos mencionado, la elección de una buena empresa es clave. Estas son algunas de las cosas que debes considerar:
- Analiza los procesos de tu empresa que son susceptibles de externalización y selecciona aquellos en los que se inviertan más recursos tanto materiales como humanos.
- Fija los objetivos que deseas alcanzar, como el aumento de la productividad en un tanto por ciento, o la agilización de los procesos, reduciendo los plazos en X días, etc.
- Busca una empresa que se adapte a tus necesidades, que conozca el mercado en el que trabajas y que ofrezca servicios escalables.
- Elige a la empresa adecuada y la forma de trabajar que mejor se adapta a tu organización:
- In-house: cuando la empresa de outsourcing trabaja en tus instalaciones.
- Off-site: cuando la empresa de outsourcing trabaja en sus propias oficinas.
- Analiza de manera recurrente los resultados que has obtenido con la externalización del servicio administrativo para saber si estás alcanzando los objetivos fijados.
En definitiva, el servicio de BPO consiste en lograr que tu empresa sea más eficaz, ahorre recursos materiales y humanos, y proyecte una mejor imagen tanto a trabajadores como a inversores o clientes de la mano del mejor equipo y tecnología.
En Atecna te ayudamos con un servicio 360º. ¿A qué te refieres con eso? Pues que ponemos a tu disposición La Factoría y un equipo de atecnícolas especializados en procesos administrativos que serán los encargados de analizar, optimizar y realizar esas tareas manuales y repetitivas. Haz que tu equipo pueda centrarse en lo realmente importante.
Contáctanos, conoce el alcance de nuestro servicio, analiza con nosotros aquellos procesos en los que podemos ayudarte y descubre la tecnología con las que trabajamos, da un primer paso.
