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948 312 646
Cliente
Sector
Construcción.
Tecnología
Plataforma de firma avanzada, Docuware, integración.
Duración de proyecto
12 semanas
Si en algún sector se están viviendo grandes cambios en los últimos años, ese es el de la construcción. Diversos informes alertan de la necesidad de mejorar los procesos para ser competitivos ante la reducción progresiva de los márgenes industriales. Y la digitalización de los procesos administrativos no es una excepción.
Así lo entendió Construcciones Izquierdo Ibáñez (CII), empresa referente en cerramientos de tabiquería seca y cerámica, aplicación de yesos y morteros.
CII es subcontratista de un gran número de importantes empresas de construcción de la zona norte de España: Navarra, País Vasco, Cantabria, Castilla y León, Zaragoza, etc.
Project Manager
Contexto
Esta colaboración con sus proveedores obliga a CII a un intercambio continuo de documentación en aspectos como la prevención de riesgos laborales, seguridad y salud. Si a ello sumamos la gran cantidad de trabajadores que se contratan para la realización de estas obras, con todo el impacto en documentación laboral, encontramos un conjunto de tareas administrativas que requerían de muchos procesos a documentar, y además entre diferentes interesados: empresa, cliente, trabajador y organismos públicos.
Por este motivo, CII buscó una solución integrada para el archivo, firma e intercambio de documentos electrónicos, que le facilitase una labor que aumentaba cada vez más en volumen, y requería cada vez de más esfuerzo y recursos en personal.
Solución
Atecna ha implantado una solución que integra el sistema de archivo y firma electrónica para CII, 100% digital, de manera que los documentos recibidos de las constructoras, o bien generados por su ERP, son archivados en el gestor documental Docuware, muchos de ellos automáticamente.
Una vez ahí, en base a diferentes criterios predefinidos, los documentos que lo precisan, son enviados a la plataforma de firma remota, para que los trabajadores los firmen, simplemente recibiendo un email en su Smartphone y confirmando la firma mediante un código OTP. Si además precisan de la firma de la empresa, son firmados con el certificado electrónico de forma desatendida.
Una vez firmados, los documentos se envían por email rápidamente al cliente, manteniendo al día toda la documentación de seguridad y salud, clave para una correcta coordinación.
Beneficios
- Proceso administrativo 100% digital desde la generación o recepción del documento, hasta su devolución firmado a la constructora.
- El ahorro de tiempo es radical: los procesos pasan de días a minutos, gracias al archivo automático y la integración de la gestión documental y la plataforma de firma remota.
- La firma remota evita gran cantidad de desplazamientos de los trabajadores a las oficinas de la compañía, y la usabilidad es muy sencilla para los firmantes.
- Además, el sistema de firma cumple todos los requisitos legales, y garantiza una trazabilidad legal total ante terceros. Una solución sencilla y robusta.
