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Está en el ADN de ATECNA, mejorar los procesos de gestión a través de la digitalización, la automatización, y si es posible, añadirles una capa de valor que beneficie a las personas involucradas.
Un ejemplo claro está en la nueva versión de la Plataforma VIP, a la que hemos incorporado interesantes funcionalidades tanto para el proveedor como para el cliente.
Jaime Urtasun, responsable comercial y marketing en ATECNA y que ha participado en el equipo de desarrollo de esta nueva versión, nos cuenta las mejoras que ha sufrido la Plataforma.
¿Cuál es el objetivo de la plataforma?
Desde que hace un par de años lanzamos la primera versión del VIP, el objetivo principal fue y sigue siendo el de facilitar y automatizar el proceso de facturas, desde el envío por parte del proveedor, la integración en el ERP del cliente hasta la contabilidad automática. Por lo tanto la Plataforma VIP, aporta eficiencia y calidad a un proceso muy costoso.
¿Qué otros beneficios destacarías?
Garantizamos la calidad de los datos obtenidos en el proceso de OCR, utilizando diferentes metodologías basadas en nuestros más de 20 años de experiencia como empresa de digitalización, para asegurar el 100% del dato. Y aquí está la clave y otro de los beneficios importantes. El dato fiable, el dato correcto que hace que todo fluya con la calidad que requiere un proceso transcendental en cualquier empresa.
La integración de la Plataforma con el ERP también es uno de los beneficios claros. Permite automatizar reglas de negocio, para cotejar, validar y casar facturas contra los pedidos o albaranes registrados en el ERP, contabilizando la factura de manera automática si todo es correcto o lanzando Workflows si se detecta una incidencia o la factura requiere de la aprobación de una persona. También los rechazos se pueden automatizar de manera desatendida para aquellas facturas que no cumplan las reglas.
Esta integración además permite acceder a la factura desde el propio ERP del cliente. Simplemente con un clic se visualiza la factura PDF.
Estos beneficios son posibles gracias al conocimiento y desarrollo de tecnología avanzada en un mundo tan especializado como el de la gestión de contenido, donde contamos con un equipo especializado y con muchos años de experiencia en clientes excelentes que sin duda nos han llevado a donde hoy estamos.
¿Y las novedades de la nueva versión?
Nos hemos centrado en aportar valor a los usuarios de la plataforma, que son por un lado los proveedores que suben las facturas y por otro el cliente que las recibe. La plataforma ha sufrido un importante reestyling para una mejor experiencia del usuario buscando la sencillez en su gestión. Ahora se pueden subir lotes de facturas en formato, PDF, Facturae o TXT, simplemente con tecnología drag&drop, ofreciendo una validación instantánea del formato.
También hemos incluido un listado para el proveedor donde comprobar el estado de sus facturas. Los estados se sincronizan con el ERP incluso se pueden activar notificaciones por correo electrónico.
Para el cliente hemos añadido nuevas herramientas para importar proveedores desde el ERP y un renovado Dashboard que incluye un motor de búsquedas para filtrar y visualizar de manera muy sencilla las facturas de la plataforma, por importe, estados, proveedor o fechas.
¿Es una herramienta sencilla de implementar?
Podemos personalizar la plataforma a cada cliente y para ello es importante el trabajo de consultoría. Pensamos que la tecnología está para adaptarse a las empresas y lo contrario es un error. Por ello la transformación de un proceso digital o en papel requiere de un análisis importante y aquí recae todo nuestro esfuerzo.
Con este trabajo inicial, conseguimos adaptar la Plataforma y sus servicios a las necesidades del cliente de manera muy ágil y satisfactoria para los usuarios.
