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La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa. Los documentos pueden estar en formato papel o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo y muchos otros registros.
Joan Honig nos explica en el blog de Docuware todo lo que necesitas saber para optimizar la gestión documental de tu empresa.
Índice de contenidos
¿Por qué es importante una gestión documental eficaz?
De media, las empresas que no tienen unos procesos eficientes de gestión documental invierten unos 19.000 euros derivados de problemas relacionados con la documentación. Una encuesta reveló que los empleados dedican unos 18 minutos de media en buscar los documentos que necesitan para completar una tarea. ¿Te imaginas cuánto tiempo puede suponer eso al año?
Como parte de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos (DMS) eficaz permite a tu equipo organizar los archivos para:
- Garantizar que tu equipo tiene acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Proteger la seguridad y confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías.
- Implantar flujos de trabajo automatizados para sustituir las tareas manuales repetitivas.
- Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.
¿Qué características debe tener un gestor documental eficaz?
Hacer que la gestión de documentos funcione requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales. Para evitar eso, debes considerar la opción de buscar un software de gestión documental que admita funcionalidades importantes como las que te contamos aquí:
Indexación para búsquedas eficientes
Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos para que puedas encontrar todo lo que buscas de manera fácil y rápida. Lo primero, conoce que es lo que necesita tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente? ¿Necesitas encontrar documentos de un determinado tipo? Todos estos son ejemplos de posibles campos de índice que puedes crear para maximizar la capacidad de búsqueda. La gestión documental también debe permitir búsquedas por palabras clave y texto completo.
Flujo de trabajo automático
Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión de flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo; por ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida.
Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso. Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fácilmente.
La gestión de los expedientes de los empleados, el proceso de compras y la gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable. Por ejemplo, el flujo de trabajo automatizado integrado con el software de RR.HH. puede comprobar si los documentos, como los contratos de trabajo, las revisiones del rendimiento y otros documentos importantes, se han remitido, cumplimentado, firmado y guardado correctamente.
Capacidades de integración
Hoy en día la integración entre las distintas herramientas es clave para que nuestro día a día sea mucho más sencillo y para que la información sea más valiosa. DocuWare se integra con éxito a 500 aplicaciones diferentes. Por ejemplo, puede transferir datos de procesamiento de facturas desde el sistema de gestión documental a Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics y otro software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Los registros, formularios y flujos de trabajo digitales también pueden ser utilizados por tus sistemas de gestión de recursos humanos y nóminas. Y con la integración del correo electrónico, ya no tendrás que trabajar en los proyectos desde tu bandeja de entrada, lo que se traduce en largas y frustrantes búsquedas de información. Los correos electrónicos y los archivos adjuntos pueden indexarse y almacenarse en el archivo de proyecto correcto directamente desde la bandeja de entrada.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarte a decidir cuál es el más adecuado para tu empresa.
Captura y procesa documentos para disfrutar de una oficina sin papeles
El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Son diversos los métodos de captura de datos, entre los que se incluyen:
Seguimiento y gestión documental para aumentar la productividad
Una vez que los documentos están en el sistema, podrás realizar su seguimiento y gestión, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y reduce los errores.
¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo:
Archiva documentos de manera segura para la recuperación en caso de catástrofe
Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos. En segundo lugar, la gestión de documentos digitales se basa en los protocolos de seguridad y encriptación más actualizados, por lo que, cuando envías documentos confidenciales, no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si los escanearas y los enviaras por correo electrónico.
Tipos de sistemas de gestión documental
La decisión sobre si elegir un sistema basado en la nube, local o híbrido dependerá de muchos factores:
- La infraestructura de TI de tu organización
- El coste potencial de actualizar el hardware
- La experiencia del equipo
- El presupuesto
Aquí te damos algo de información para ayudarte en tu toma de decisión.
Ventajas de cambiarse a un sistema cloud
¿En la nube? Si, como lo lees, aunque seguro no es un concepto nuevo para ti. Con el software Cloud, los documentos y datos se alojan en una ubicación central en servidores en la nube. En lugar de comprar y gestionar tú mismo los recursos, los adquieres como solución SaaS (Software as a Service), pagando normalmente una suscripción mensual o anual. No tiene costes iniciales de licencia, y las cuotas de soporte y mantenimiento están incluidas.
¿Qué debo tener en cuenta?
- Los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en hardware y recursos adicionales. Además, la compra de hardware es un gasto de capital que no es posible deducirse del impuesto sobre la renta, mientras que los servicios de suscripción son gastos de explotación que sí pueden deducirse.
- Todo se hace por ti, dejando tus recursos informáticos libres para otros proyectos. No necesitarás un equipo técnico interno para gestionar el sistema.
- Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.
- Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de centros de datos geográficamente dispersos. Si las conexiones o los servidores de una zona se viesen afectados, otros servidores de la red en la nube se encargan de gestionar la carga.
¿Por qué elegir un software de gestión documental on premise?
Si tu empresa dispone de amplios recursos informáticos, puede tener sentido implantar su sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo en su propio centro de datos, junto con el resto de sus aplicaciones.
Debes tener en cuenta que:
- La implantación de software local requiere una gran inversión inicial en licencias de software, además del coste de la aplicación, el soporte informático y el hardware.
- Tú tienes el control absoluto del software y de los documentos que se almacenan, lo que significa que puede elegir entre confiar el mantenimiento y la asistencia a tu equipo de TI o trabajar con un proveedor de software.
- No necesitas acceso a Internet para seguir trabajando con los documentos internos; si tu red interna sigue funcionando, el personal puede seguir trabajando en cierta medida cuando se caiga Internet.
A veces un híbrido de ambos es lo que mejor encaja
Implantar un modelo híbrido que combine servicios en la nube con software local también es una alternativa que se puede barajar. De esa manera, tu empresa logrará lo mejor de las dos opciones. Por ejemplo, un sistema basado en la nube puede utilizarse como copia de seguridad de almacenamiento de documentos para un sistema local o un desarrollo en la nube puede integrarse con un ERP local. Aunque esto vendrá marcado por el presupuesto con el que cuente la empresa.
¿Cómo beneficia la gestión documental a tu empresa?
Una gestión documental óptima ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen:
- Ahorro de costes
- Gestión de procesos más ágil
- Mayor satisfacción del cliente
- Aumento de la moral de los empleados
- Cumplimiento más sencillo de las normativas legales.
Con DocuWare, empresas de todos los tamaños aumentan su capacidad de innovación automatizando las tediosas tareas manuales que desvían a los empleados del trabajo estratégico y la toma de decisiones críticas.
Te acompañamos en la transformación digital de tu empresa
Llevamos más de 20 años siendo partners de Docuware y acompañando a empresas como la tuya en la implantación de una óptima gestión documental.
Ponte en contacto con nosotros y nos encargamos de ver cuál es la mejor opción para ti y tu equipo.
