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¿Tu empresa se ha pasado ya a la gestión 4.0 de los contratos? ¿O sois de los que todavía funcionáis en analógico? Pertenezcas al grupo que pertenezcas, seguro que algo de lo que voy a contar en este post te resulta valioso.
En la era de la transformación digital, donde cada clic cuenta y cada segundo es oro, gestionar contratos de manera tradicional es como viajar en carroza en la era de los coches eléctricos. Imagínate poder decir adiós al papeleo interminable, a las firmas que se pierden en el limbo de los documentos no encontrados, y dar la bienvenida a un proceso fluido, seguro y completamente digital.
Con la gestión 4.0 de contratos, entras en una dimensión donde.
- Controla en qué parte del proceso de firma se ha quedado el contrato.
- Recibe notificaciones automáticas para controlar las fechas de vencimiento.
- Olvídate del picado manual de datos. Toda la información queda integrada.
- Agiliza la gestión de contratos.
Para acceder a esa dimensión, solo necesitas tres ingredientes, los mismos que necesitas para aliñar una ensalada 
Gestor documental
Todos tus contratos en un solo lugar, accesibles con solo unos clics, sin importar dónde te encuentres. Y vamos más allá. Un software de gestión documental no solo organiza tus documentos, te proporciona:
Búsquedas ágiles y sencillas
Encuentra lo que necesitas en un abrir y cerrar de ojos, sin tener que bucear en un mar de carpetas. Utiliza los filtros para dar con los documentos que necesitas. ¿Conoces el proveedor o cliente con el que firmaste el contrato? Filtra por los “Contratos” de “Nombre proveedor”.
Control de versiones e historiales de cambios
¿Tienes la seguridad de que la plantilla de contrato que estás enviando es la más reciente? Con un gestor documental y el control de versiones esas dudas se esfuman.
Notificaciones para el vencimiento de contratos
Establece recordatorios y recibe notificaciones cuando un contrato haya vencido o esté próximo a vencer. Cumple con los plazos.
Seguridad de la información
Controla en todo momento quién accede a la información. Haz que solo este accesible para quien tú decidas.
Formularios. Captura de datos digitales
Ahora, imagina que puedes recopilar la información necesaria para esos contratos a través de formularios digitales. Sí, eso significa cero papeleos y cero errores de transcripción.
Piensa en el proceso de onboarding de un nuevo candidato. Tras haber superado la entrevista, necesitas recopilar información para poder facilitarle toda la documentación a firmar; contrato laboral, documentos de confidencialidad…
Los formularios digitales son fáciles de llenar, pueden ser personalizados para cada necesidad y, lo mejor de todo, los datos recopilados se integran directamente en tus contratos. ¿Cuánto tiempo estás ahorrando con ese simple proceso? ¿Qué más se puede pedir?
Firma electrónica
Nuestro último ingrediente y no por ello menos importante, es la firma electrónica. Este paso final en la digitalización de tu gestión de contratos no solo es súper seguro, sino que también es legalmente vinculante.
Olvídate de enviar documentos por correo y esperar días para recibir una firma. Con la firma electrónica, todo se resuelve en minutos y desde cualquier dispositivo.
Garantiza la autenticidad y la integridad del contrato, dándote tranquilidad y seguridad.
¿Y ahora?
La digitalización de la gestión de contratos no es solo una tendencia, es una evolución natural hacia la eficiencia y la seguridad. Implementando un gestor documental, aprovechando los formularios digitales para la captura de datos, e integrando la firma electrónica, tu empresa no solo estará al día con la tecnología, sino que también ofrecerá una mejor experiencia a todas las personas involucradas en el proceso.
