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¿La gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) genera estrés y pérdida de tiempo para tu equipo?
Cada vez que alguien accede a tu empresa, ya sea para una reparación, una visita o para la entrega o recogida de mercancías es requisito imprescindible que la documentación del CAE esté actualizada y vigente.
Para ello, el departamento de Prevención de Riesgos Laborales, ha tenido que recabar toda la información y subirla a las plataformas correspondientes. Pongamos que tus trabajadores visitan 100 centros o empresas distintos al mes. ¿Imaginas el tiempo y recursos que eso supone? El servicio BPO es la solución para invertir ese tiempo en otras tareas clave de tu empresa.
Empecemos por el principio, ¿qué es el CAE?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un proceso fundamental en el entorno empresarial que busca garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores, así como el cumplimiento normativo. Este proceso implica:
- La gestión y coordinación de actividades.
- El intercambio de información relevante.
- La implementación de medidas de prevención de riesgos laborales.
La CAE requiere compartir en distintas plataformas una documentación exhaustiva y precisa que incluye contratos, permisos, evaluaciones de riesgos, procedimientos de trabajo, certificaciones y evidencias de formación. Esta documentación es necesaria para asegurar que todas las empresas involucradas cumplan con los requisitos legales y las normativas de seguridad establecidas.
Muchas veces, el control de toda esa documentación no es sencillo y consume un tiempo valioso de tu equipo.
¿Te identificas con alguno de estos problemas?
No tienes un control de la documentación vigente.
Para una correcta gestión del CAE es imprescindible la vigencia de la documentación. Hay documentos que, pasado un determinado periodo de tiempo (mensual o anual), deben renovarse; como puede ser la ITV de los vehículos con los que los empleados van acceder al centro de trabajo o algunos certificados (Certificados de Seguridad Social, hacienda, TC,s, IDC,s, ITA…..) Es fundamental llevar el control de las fechas de vencimiento, algo que puede ser complicado si la documentación la guardamos en diversas ubicaciones y diversos formatos.
Tienes que dedicar tiempo a la búsqueda de la documentación que tienes que subir a las plataformas.
Cuando cuentas con un gestor documental en el que toda la información está centralizada el problema se resuelve. Reduce los tiempos de búsqueda de información para que tu proceso sea mucho más ágil y eficiente.
Los trabajadores llegan al centro y no pueden entrar por falta de documentación.
Esta es una las consecuencias más comunes. Trabajadores de contratas que llegan a la puerta del centro titular para realizar un trabajo y se encuentran con que no les permiten acceder al centro porque les falta documentación. Esto implica gastos en desplazamientos innecesarios, replanificaciones de trabajo, penalizaciones por parte del centro titular… En resumen, un sinfín de problemas.
Versiones obsoletas de documentación.
La gestión de versiones es otro de los problemas que podemos encontrarnos. La eliminación de los documentos obsoletos y la buena gestión de versiones es imprescindible en estos procesos.
¿Por qué es importante la correcta gestión del CAE?
No llevar una correcta gestión de este proceso puede suponer un problema legal para tu empresa. Además, es una forma de asegurarte que todas las personas trabajadoras y equipos de trabajo que acceden a tus instalaciones cumplen con la normativa de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
¿Puede el servicio BPO ser la solución para estos problemas?
Definitivamente sí.
Externaliza la gestión del CAE y libera a tu equipo del estrés de su gestión.
Nuestro equipo de atecnícolas se encarga de toda la documentación y que esté al día y no haya más problemas de acceso a lugares de trabajo.
