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Nos pasa habitualmente, hablas con posibles clientes para contar las soluciones que en Atecna ofrecemos y uno de los comentarios que surgen es “En mi empresa ya tenemos un ERP ¿para qué necesitamos un gestor documental?”
Pues bien, un ERP no es un gestor documental. Para que queden claras las diferencias empezaremos por definir cada uno de los sistemas de los que estamos hablando.
¿Qué es el ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integrado de software que se utiliza para gestionar y coordinar los procesos empresariales diarios, tanto internos como externos. Estos procesos pueden incluir finanzas, contabilidad, compras, ventas, recursos humanos, producción, inventario, logística y más.
El objetivo principal de un sistema ERP es aumentar la eficiencia y la productividad en la empresa al mejorar la gestión de los recursos y la información.
¿Qué es un gestor documental o DMS (Document Management System)?
El gestor documental, como es conocido, es un sistema utilizado para administrar y controlar el flujo de documentos en una empresa, haciendo que todo quede centralizado.
El objetivo principal es optimizar la gestión de documentos, desde su creación hasta su almacenamiento y recuperación, permitiendo a los usuarios acceder rápidamente a los documentos relevantes y controlar su seguridad y acceso.
Independientemente de su formato y, lo más importante, de su origen. gestionará la documentación generada por nuestro ERP, por supuesto, y, además, la documentación proveniente del correo electrónico, nuestros sistemas office (MS365, Google Workspace,…) y la documentación en papel que voy a escanear. Toda aquella persona que necesite acceder a un documento, puede hacerlo sin problema en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Resumiendo, mientras que el ERP es un sistema de software empresarial integral para administrar y automatizar las operaciones empresariales y financieras, el gestor documental se enfoca específicamente en la gestión de documentos y el control del flujo de información. Ambos sistemas son importantes en una organización, pero tienen diferentes funciones y propósitos.
¿Cómo lo ves? ¿Te hemos aclarado la diferencia entre cada uno de ellos? Te lo ponemos fácil. Si yo quiero ver cuánto le he facturado a un cliente el año anterior, el ERP me dará la información, pero si necesito consultar la factura de hace tres años de ese cliente, los correos de negociación, el pedido, los albaranes… voy al gestor documental.
Mientras que en el ERP solo tengo acceso a los datos, en el gestor documental tengo acceso a los documentos y todos ellos quedan interrelacionados entre sí.
En un proceso de compra, son múltiples los documentos que pueden generarse: emails de negociación, pedidos, facturas, fichas de altas de proveedor… todos estos documentos quedan relacionados en un único expediente.
Además, si en algún momento tuviese que acceder a toda esa documentación, con una simple búsqueda, el gestor documental es el que me lo facilita.
Si vamos un paso más allá, y en función de las capacidades del gestor documental, todos los datos de los documentos que gestiones pueden quedar integrados de manera automática en el ERP de la empresa a través de la tecnología OCR y un middleware que los conecte. En nuestro caso, esa parte la realiza el SID, nuestro RPA, el que hace que todas las herramientas interoperen y trabajen de la mano.
Y no solo eso, además podemos aplicar distintas reglas de negocio para que los documentos fluyan entre las distintas personas de la empresa.
¿Por qué mi empresa necesita un gestor documental?
Claro, después de lo que te hemos contado, nos imaginamos que esa será tu próxima pregunta. Tu empresa necesita un gestor documental para:
Ganar eficiencia en la gestión de documentos
Permite a tu equipo acceder a los documentos necesarios de manera más rápida y sencilla. Ahorra tiempo y aumenta la productividad. Además, reduce la posibilidad de pérdida o destrucción de documentos importantes.
Conservar tu documentación de manera segura
Con un gestor documental, los documentos están protegidos y pueden ser controlados mediante la definición de permisos de acceso y niveles de seguridad. Reduce el riesgo de acceso no autorizado y la pérdida de documentos sensibles.
Mejorar la colaboración y comunicación de tu equipo
Los documentos se comparten fácilmente entre las personas y equipos, lo que permite una mayor colaboración y la posibilidad de trabajar juntos en documentos en tiempo real. Toda la documentación está centralizada.
Reducir tus costes y ahorra espacio
Con la implementación de un DMS reduces los costes de almacenamiento de documentos físicos y los costes asociados a la manipulación de documentos, como la impresión, el envío y la manipulación manual.
Cumplir con la normativa
Te ayuda a cumplir con las regulaciones y requisitos normativos. Etiqueta y organiza los documentos de manera que puedas acceder rápidamente a la información necesaria para cumplir con los requisitos legales.
Ahorra un tiempo valioso con un software que busca y encuentra por ti.
¿Te convence? A lo mejor esto te parecen todo palabras y necesitas ver realmente como un gestor documental te facilitaría la vida. Nosotros te lo mostramos.
Y por si es la primera vez que nos visitas, y has caído aquí de casualidad, somos GOLD partners de DocuWare, desde hace 25 años, la solución de gestión documental con la que además de centralizar la documentación, podrás automatizar procesos o digitalizar de manera certificada tus facturas, entre otras muchas cosas.
