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El dato y la seguridad, la seguridad y el dato. Es innegable que, hoy en día, nuestras actividades giran en torno a estos dos pilares. Todas las empresas implantamos sistemas de gestión de la información para el acceso, organización, disponibilidad… Pero, ¿de dónde obtenemos los datos?
Si no contamos con una estrategia sólida de gobernanza de la información, una buena gestión documental, lo más probable es que el dato esté esparcido, escondido e incluso que tenga diferentes caras…. ¿Cómo te aseguras que estás trabajando con la información correcta?
¿Qué es la disponibilidad de los datos?
La disponibilidad de los datos implica que mi sistema de gestión de la información me permite acceder a ellos de forma rápida y precisa en el momento que lo necesito.
Sin embargo, esto presenta desafíos importantes: ¿Toda la información de mi empresa está incluida en este sistema basado en datos? Incluso aquella que aún está en papel… porque sí, todavía tenemos montones de documentos físicos que circulan y de los que se pueden obtener datos de valor.
- Toda esa información ¿está correctamente catalogada, indexada y actualizada?
- ¿Puedo confiar plenamente en los datos que obtengo de mis consultas?
- Las herramientas que he incorporado, ¿han ayudado a centralizar la información o la han dispersado aún más?
- Y la IA que quiero aplicar (porque, ante todo sinceridad, todos y todas la queremos), ¿será capaz de generar información fiable si la fuente no es del todo sólida?
Es común encontrarnos con datos dispersos en silos, lo que afecta nuestra confianza a la hora de tomar decisiones y reduce la productividad. Además, esto plantea riesgos tanto de seguridad como de cumplimiento normativo, pero ese es un tema para otro momento.
La gestión documental como clave en la solución
Contar con un sistema robusto para gestionar la documentación es fundamental para poder digitalizar, centralizar y tener acceso fácil a toda esa información que muchas veces incluso está atrapada en papel y es complicada de manejar.
- Eficiencia en el acceso.
- Confianza en el resultado.
- Simplicidad en las búsquedas.
- Y ya que nos ponemos, una IA bien informada acierta más.
En definitiva, la digitalización de la documentación y una correcta gestión documental no solo son esenciales para superar los desafíos de la gobernanza del dato, sino que además impulsan la eficiencia y la seguridad en todas nuestras operaciones.
Nuestro consejo
Es tiempo de echar un vistazo a ese archivo en papel que íbamos a destruir, digitalízalo, intégralo en tu política de Gestión Documental y enriquece la información de la compañía con su valioso y delicado pasado.
